Ob wir selbständig oder angestellt sind, ob wir allein an einem Projekt arbeiten oder zusammen mit anderen am selben Projektstrang ziehen, egal in welchen beliebigen anderen Konstellationen wir tätig sind, wir wollen letztlich nur das eine: all unsere Unternehmungen zu einem erfolgreichen Abschluss bringen. Kurz: wir wollen WGK = Was Geschafft Kriegen.
Mind-Maps, haben wir gesehen, können äußerst nützlich sein, um z.B. ein Projekt zu planen und zu strukturieren. Nach diesem ersten wichtigen Schritt drehen sich unsere Gedanken um eine weitere Vorgehensweise, die u.U. mit anderen abgestimmt werden muss. Wir wollen dann Zeitpläne erstellen, Aufgaben-Listen anlegen, Memos verfassen, uns Notizen machen, usw.
Auch dieses Mal lassen wir die großen, oft recht kostspieligen Projektplanungsprogramme außen vor und schauen uns um, welche anderen, kleinen Helferlein uns die richtigen Dienste erweisen können.
Wenn es um Zeitpläne geht, ist die kostenlose Anwendung Timeline eine gute Wahl, besonders wenn wir allein auf weiter Flur agieren. Mit dieser Anwendung können wir plattformübergreifend arbeiten und auf einfache, aber effektvolle Art und Weise zeitlichen Zusammenhänge übersichtlich darstellen. Exportieren können wir unsere Vorstellung von der Gestaltung der Zeit, komplett oder in selbst definierbaren Auszügen, als png- oder svg-Datei.
Bei dieser Anwendung müssen wir allerdings auf die vielleicht gewohnte Darstellung als Gantt-Diagramm verzichten und auch eine mobile Variante der Anwendung steht nicht zur Verfügung.
GanttProject, hier ist der Name echt Programm, kann bei der Zeitplanung mit der entsprechenden Form der Darstellung aufwarten. Ebenfalls auf den gängigen Plattformen Linux, OSX und Windows lauffähig, kann dieses Programm sowohl für den privaten als auch professionellen Einsatz kostenlos genutzt werden. Ob am Einzelplatzrechner genutzt, oder als Helferlein für ortsunabhängige Zusammenarbeit über eine Digitale Wolke, beide Einsatzarten sind möglich. Auch der mobile Einsatz mit Hilfe von GanttMan, der Android– und i-Geräte-App, ermöglicht eine groß angelegte Planung, nicht zuletzt, weil der Datenaustausch mit GanttProject groß geschrieben wird. GanttMan ist ebenfalls kostenlos, gegen einen kleinen Obolus gibt es die Pro-Version, die neben der Anbindung an einen bekannten WolkenDienst weitere zusätzliche Funktionen bietet.
Über die unzähligen Anwendungen, die es uns gestatten, am PC oder unterwegs auf tragbaren Geräten Notizen zu machen, möchte ich nicht näher eingehen. Es ist bereits sehr viel darüber geschrieben worden. Interessant finde ich einen ziemlich aktuellen Vergleich verschiedener Notiz-Anwendungen, für den ich mich an dieser Stelle bei dem Autor bedanken möchte.
Das Verhältnis zu ihnen ist oft gespalten. Auch wenn wir sie überhaupt nicht mögen, wir führen sie trotzdem in irgend einer Form fort. Gemeint sind Aufgaben-Listen, heute besser bekannt als to-do-Listen. Es gehört schon ’ne Menge Umsicht und (Selbst-)Disziplin dazu, sie so anzulegen, dass sie uns einen sinnvollen Weg durch die noch nicht erledigten Aufgaben weisen. ‚Für‚ und ‚Wider‚ oder das alles entscheidende ‚Wie‚ sollen jetzt unbeachtet bleiben. Ich gehe mal stillschweigend davon aus, dass wir uns inzwischen das Zusammenleben mit ihnen so effektiv wie möglich gestalten können.
Aber unter dem Aspekt der sinnvollen Unterstützung unserer Arbeit können wir noch einiges zu ihnen und über sie sagen. Drei Helferlein möchte ich näher betrachten, toodledo, Azendoo und todoist. Mit allen drein können wir deutlich mehr als nur Aufgaben-Listen erstellen. Wir können sie für unsere Zeitplanung nutzen (so wir auf die Gantt-Darstellung verzichten können), können eine detaillierte Zeitplanung vornehmen, Notizen und Listen erstellen, allein oder auch in einer Gruppe am selben Projekt arbeiten.
Besonders toodledo und todoist überzeugen durch ihr durchdachtes, anwenderfreundliches Konzept und echte Funktionsvielfalt, wobei es für toodledo einen kleinen Wermutstropfen zu vermelden gibt: eine deutschsprachige Version ist leider z.Zt. nicht verfügbar.
Für den Einsatz im Büro gibt es die genannten Anwendungen als Web-App für Firefox und Chrome, unterwegs leisten uns die Pendants aus dem Google- oder Apple-Store gute Dienste.
In den schon recht gut ausgestatteten Grundversionen sind die Anwendungen kostenlos, zusätzliche Merkmale können jederzeit dazu bestellt werden. Preise für und Umfang der zusätzlichen Leistungen variieren von Programm zu Programm. Wir bewegen uns im Bereich von etwa EUR 2,–/Monat bis zu Arbeitsgruppenlizenzen von etwa EUR 7,–/Nutzer/Monat. Und wieder entscheiden wir, wie viel wir wovon brauchen.
Auch dieses Mal haben wir uns wieder ein paar der schier unendlich vielen Helferlein angeschaut, wohl wissend, dass es derer noch viel mehr gibt. Auch dieses Mal können wir sicherlich wieder feststellen, dass nicht jedes Helferlein für jeden Anwender gleich nützlich ist.
Es heißt zwar „never change a winning team“, doch manchmal sollten wir uns einfach mal umschauen, ob wir nicht auch mit anderen Helferlein unser „Team“ besser unterstützen können.
Bodo Trieb
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