Tipps für die professionelle Planung von Events

Die professionelle Planung und Durchführung von Events ist häufig mit viel Organisationsaufwand verbunden. Wer diesen Aufwand scheut oder das Risiko eines Veranstaltungs-Flops minimieren will, engagiert einen hauptberuflichen Eventplaner. Doch auch eine Checkliste kann dabei helfen, alle wesentlichen Punkte bei der Eventplanung zu berücksichtigen.

Joey Yap Seminar
Stets gut besucht: Feng Shui Seminare mit Joey Yap. Hinter der Veranstaltungsorganisation steckt meist ein ganzes Team professioneller Eventplaner (Abbildung: www.joeyyap.com)

Feng Shui Berater, die selbst ausbilden oder gar größere Veranstaltungen organisieren, müssen nicht nur ihren Terminkalender im Griff haben, sondern sollten generell eine gehörige Portion Organisationstalent mitbringen. Schließlich müssen Veranstaltungsräume gebucht oder ausgestattet, Inhalte von Seminaren vor- und nachbereitet, die Anmeldung potentieller Seminarteilnehmer abgewickelt und nebenher muss sich auch noch um das Marketing, die Buchhaltung und das übliche Berater-Tagesgeschäft gekümmert werden. Mit der richtigen Strategie kann man dafür sorgen, dass einem der ganze Organisationskram nicht über den Kopf wächst.

Wenn ihr noch keinerlei Erfahrung mit der Planung von größeren Veranstaltungen habt, empfehlen wir euch, einen professionellen Eventplaner zu Rate zu ziehen. Dabei handelt es sich in der Regel um einen Spezialisten, der Erfahrungen auf einem bestimmten Gebiet der Eventplanung mitbringt. Bitte berücksichtigt, dass ein wesentlicher Unterschied darin besteht, ob eine Hochzeit, eine größere Firmenfeier, ein Rockkonzert oder eben ein Feng Shui Kongress geplant werden soll. Die Unterstützung durch einen Eventplaner oder berufsmäßigen Organisator hat drei wesentliche Vorteile:

  • Ein professioneller Eventplaner minimiert das Risiko, dass die Veranstaltung durch mangelnde Vorbereitung ein Flop wird.
  • Als erfahrener Organisator bringt er in der Regel eine Reihe von persönlichen Kontakten mit, die z.B. bei der technischen Ausstattung von Veranstaltungsräumen, beim Catering, bei der Dekoration oder der Gestaltung eines Rahmenprogramms behilflich sein können.
  • Ein qualifizierter Planungsexperte hält euch den Rücken frei, so dass ihr euch auf die wesentlichen Inhalte der Veranstaltung und somit auf eure eigentliche Kernkompetenz konzentrieren könnt.

Entschließt ihr euch dazu, eine Veranstaltung in Eigenregie durchzuführen, dann möchten wir euch mit folgender Checkliste eine Hilfe an die Hand geben, mit der ihr vermeiden könnt, dass ihr bei der Planung und Durchführung eures Events etwas Wesentliches vergesst:

1. Eventplanung / Planungsphase

  • Anlass des Events / Inhalte festlegen / Zielsetzung
  • Zielgruppe festlegen
  • ggf. ein Projektteam einberufen
  • Terminplanung
  • Ortsplanung / Location festlegen
  • Einladung
  • Kalkulation / Finanzierung
    • evtl. Sponsoren mit einbeziehen
    • Kooperationspartner finden
  • Teilaspekte der Event-Realisierung
    • Rahmenprogramm / Gastredner
    • Bewirtung / Catering
    • Akteure
    • Technik (Licht, Ton, Bühne etc.)
    • Dekoration
    • rechtliche Aspekte und Vorschriften (GEMA, KSK, Versammlungsstättenverordnung, sonstige Genehmigungen)

2. Durchführungsphase / Tag der Veranstaltung

  • Aufbau
  • Ausschilderung
  • Infotisch
  • Begrüßung der Gäste
  • Betreuung der Gäste
  • Abbau
  • Reinigung

3. Erfolgskontrolle

  • Wie erfolgreich war der Event?
  • Sind die Ziele erreicht worden?
    • qualitativ
    • quantitativ

Diese in drei Teile gegliederte Checkliste könnt ihr als eine Art Leitfaden verwenden, an dem ihr euch bei der nächsten Veranstaltungsorganisation entlanghangelt. Wir empfehlen euch, die Liste im Vorfeld des Events mehrfach durchzugehen. Seid auf alle Eventualitäten vorbereitet, dann erspart ihr euch eine Menge Stress beim Krisenmanagement am Veranstaltungstag selbst. Wenn ihr Fragen dazu habt, schreibt uns oder stellt die Frage als Kommentar zu diesem Beitrag ein, sodass an den Antworten alle Leser teilhaben können.

www.everyday-feng-shui.de

5 Kommentare

  1. Mein Onkel möchte für seinen Betrieb ein Firmenevent organisieren. Danke für den Tipp, einen professionellen Eventplaner zu engagieren. Ich denke auch, dass das so das Risiko minimiert wird.

  2. Vielen Dank für die interessanten Tipps für die professionelle Planung von Events. Ihre Checkliste finde ich sehr hilfreich und werde gerne bei der Organisation meines ersten Firmenevents benutzen. In die Planungsphase würde ich gelegentlich auch Eventsecurity ergänzen.

  3. Vielen Dank für diesen informativen Beitrag zum Thema Eventplanung. Es gibt eine vielzahl an Punkten, auf die man achten sollte, wenn man ein Event plant. Neben dem Anlass des Events ist zudem eine passende Location notwendig. Als ich mich im Internet darüber informieren wollte, bin ich auf ein Seminarhotel gestoßen, bei denen man ebenfalls Seminare halten.

  4. Super Beitrag, vielen Dank! Ich habe mit meiner Frau auch schon über das Thema Eventplanen gesprochen, da wir es beide sehr interessant finden.

  5. Danke für den Beitrag.

    Die nächste Firmenevent steht vor der Tür. Das bedarf sehr viel Organisation. Gerne möchte ich mich mehr zu diesem Thema informieren.

    LG
    Nadine

Kommentar hinterlassen

E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht.


*


*